Какви разходооправдателни документи са необходими за признаване на разходите от командировка в страната и чужбина,
когато пътуването е извършено със служебен автомобил и когато е с градски транспорт (в това число самолет, междуградски автобуси, градски автобуси, влакове, таксита и др.)?
Командировките са основно на служители, които са търговци на фирмата и са свързани с основната им дейност. Специалното е, че в повечето случаи командировките са в рамките на 1 ден, т.е. без нощувка.
При отчитане на командировките в страната и в чужбина следва да се спазват изискванията на ЗКПО, на Закона за счетоводството,Наредбата за командировките в страната и Наредбата за служебните командировки и специализации в чужбина, Наредба № 3 за нормиране разхода на горива и смазочни материали на автомобилите и мотоциклетите (ДВ, бр. 93 от 1989 г.), както и Указание на НАП № 96-00-266 от 12.07.2010 г. относно данъчното третиране на разходи за командировки и разходи за консумативи и части за личен автомобил.
Във връзка с поставения въпрос какви документи са необходими за признаване на разходи, свързани с командировка в страната и в чужбина, отговорът е, че е необходимо да са налице следните документи:
1. Заповед за командировка (чл. 32 от Наредбата за командировките в страната и чл. 5 от Наредата за служебните командировки и специализации в чужбина):
а) в заповедта за командировка се определят времетраенето на командировката, видът на разрешения транспорт, размерът на дневните и квартирните пари съгласно съответната Наредба за командировките;
б) заповедта за командировка трябва да носи печати, дати и подписи от мястото, където лицето е командировано – фирма, магазин или нещо подобно. Ако съответното място, където лицето е командировано, няма печат, може да се ползва печат на обществена структура, например поща, или администрацията на хотел (ако се съгласи да подпечата документа);
в) към заповедта за командировка се прилагат документи, удостоверяващи съпътстващи разходи (фактури, касови бележки, платежни нареждания, разходни ордери, билети, разходни норми за гориво и др.).
2. Документите за доказване на транспортни разходи трябва да се приложат към заповедта за командировка – бордна карта и за двете посоки, когато пътуването е извършено със самолет, билет за автобус или влак, когато пътуването е извършено със съответния друг транспорт.
2.1. Когато пътуването е извършено с автомобил, разходите се доказват с пътен лист или пътни книжки, съдържащи всички необходими реквизити, и рекапитулация за изминатите километри с изчислен разход, съгласно заповед за разходна норма. В заповедта да е указан разходът на използвания автомобил в населеното място и извън него за летен и зимен период. Разходът на гориво следва да съответства на производителя на МПС или оторизирана за тази цел институция при спазване на Наредба № 3 от 25.09.1989 г. за нормиране разхода на горива и смазочни материали на автомобилите и мотоциклетите.
2.2. В случаите на командироване с личен автомобил се изисква попълнена съответната информация:
а) разходни документи за гориво и смазочни материали;
б) при отчитане на квартирни разходи задължително се представя фактура за нощувка и получателят следва да е командированото лице и датата на данъчното събитие да е в съответствие с периода на командировката.
3. Доказване на разходи, извършвани с градски транспорт в мястото на командировка, се извършва с представяне на съответните разходни документи (билети, карти или фактури за тяхното закупуване, на които задължително трябва да са отбелязани датата, на която лицето е пътувало, и цената им). Важно е в заповедта за командировка изрично да е записано, че лицето има право да ползва вътрешноградски транспорт, за да се признаят съответните разходи. Поподробно вж. чл. 18 от Наредбата за служебните командировки и специализации в чужбина.
4. Доказването на нощувки става с фактура, издадена от мястото, където лицето е нощувало, получателят на фактурата трябва да е командированото лице и датата на фактурата за нощувка да съвпада с периода на командировката. Когато няма нощувка, не се представя оправдателен документ, а в заповедта за командировка изрично се посочва, че командировката е в рамките на един ден, без право на нощувка.
4.1. Размерът на дневните пари за еднодневни командировки се определя в рамките, посочени в чл. 19, ал. 2 и чл. 21 от Наредбата за командировките в страната и в чл. 21 и чл. 24 от Наредбата за командировките и специализациите в чужбина.
4.2. За описания от вас случай се прилагат размерите на командировъчните пари, посочени в Приложение 2 към Наредбата за служебните командировки и специализации в чужбина.
4.3. Посочените от вас служители нямат право на разходи за командировка, извършени според “фактическите разходи”, тъй като не попадат в групата на лицата, посочени в Приложение № 1 от Наредбата за служебните командировки и специализации в чужбина.
Съгласно чл. 10, ал. 1 от ЗКПО счетоводен разход се признава за данъчни цели, когато е документално обоснован чрез първичен счетоводен документ по смисъла на Закона за счетоводството, отразяващ вярно стопанската операция. Законът изисква и наличие на фискална касова бележка от фискално устройство, издадена по ред, определен с наредба на министъра на финансите (Наредба № Н-18 от 13.12.2006 г.), освен когато заплащането се извършва по банков път или чрез прихващане. Липсата на касова бележка, когато издаването є е задължително, е основание за непризнаване на счетоводен разход за данъчни цели (чл. 10, ал. 4 от ЗКПО).
Източник: https://ekspertis.bg/