Най-честите допускани счетоводни грешки при онлайн магазините и отчитането им, ППП, Наложен платеж, xml файл, плащане с дебитна и кредитна карта
Счетоводството на онлайн магазин в България е специфично заради строгата Наредба Н-18 и различните режими на отчитане според начина на плащане. Ето кои са най-критичните грешки и как да ги избегнете:
1. Пощенски паричен превод (ППП) vs. Обикновен наложен платеж
Най-честата грешка е непознаването на разликата между двете, което води до глоби за липса на касов бон.
- Грешката: Използване на „обикновен“ наложен платеж (където куриерът ви дава парите в брой), без да издавате касова бележка от фискално устройство.
- Правилното: При ППП (договор с Еконт/Спиди за изплащане по банка) куриерът издава разписка, която замества касовия бон. Вие НЕ издавате бон, но трябва да съхранявате документите от куриера като доказателство.
2. Отчитане на „Бруто“ vs. „Нето“ (Плащания с карта)
Когато клиент плати 100 лв. с карта през виртуален ПОС (Stripe, MyPOS, банка), вие получавате по сметката си например 98.50 лв. (след таксата).
- Грешката: Счетоводителят осчетоводява само постъпилите 98.50 лв. като приход.
- Правилното: Приходът е 100 лв., а 1.50 лв. е разход за банкови такси. Ако отчитате нето сумата, изкуствено намалявате оборота си, което е нарушение и проблем при ДДС регистрация.
3. Работа с XML файл (Стандартизиран одиторски файл)
Ако използвате т.нар. „Алтернативен режим“ (продажби без касов апарат, само с карта/ППП), сте длъжни да подавате XML файл към НАП.
- Грешката: Пропускане на срока (до 15-о число на следващия месец) или подаване на файл с несъответствия между поръчките в сайта и реално получените плащания.
- Правилното: Софтуерът на магазина трябва автоматично да генерира този файл по спецификация на НАП. Всяка върната поръчка също трябва да фигурира в него като сторно.
4. Липса на декларация по чл. 52м (Наредба Н-18)
- Грешката: Стартиране на продажби, без да сте обявили електронния магазин в портала на НАП.
- Правилното: Преди първата продажба трябва да подадете информация за домейна, платформата, хостинга и вида на приеманите плащания. При всяка промяна (напр. добавяне на нов метод за плащане) имате 7-дневен срок за актуализация.
5. Неправилно отчитане на ДДС при продажби в чужбина (OSS)
- Грешката: Начисляване на 20% българско ДДС при продажба на физическо лице в Германия.
- Правилното: Ако надхвърлите прага от 10 000 евро общо за продажби в ЕС, трябва да се регистрирате по режима OSS (One Stop Shop) и да начислявате ДДС ставката на държавата, в която е клиентът (напр. 19% за Германия).
Сравнителна таблица за отчитане:
| Метод на плащане | Изисква ли касов бон? | Как се отчита? |
| Наложен платеж (в брой) | ДА | Издава се фискален бон при опаковане/предаване. |
| ППП (с договор) | НЕ | С товарителница и системен бон от куриера. |
| Карта (Виртуален ПОС) | ЗАВИСИ | Или касов бон, или „Електронен документ за продажба“ + XML файл. |
| Банков превод | НЕ | Директно по банково извлечение. |